Chính sách xuất bản

1. Quy trình tiếp nhận bản thảo từ tác giả

Bản thảo của bài báo khoa học được gửi trực tuyến trên Tạp chí điện tử theo địa chỉ: http://tapchipccc.edu.vn. Tạp chí nhận bài thông qua hệ thống quản lý biên tập và xuất bản trực tuyến, không nhận bản thảo giấy cũng như qua email. Để nộp bài qua hệ thống, tác giả tạo tài khoản và thực hiện các bước hướng dẫn cho tác giả.

Bản thảo là một bài nghiên cứu hoàn chỉnh được thể hiện dưới dạng một bài báo khoa học, bao gồm đầy đủ các thành phần của bài báo khoa học, theo đúng mẫu Ban Biên tập đã đính kèm (tại Phụ lục II, III). Tác giả cam kết bản thảo không được gửi cùng lúc nhiều tạp chí và chưa từng được xuất bản tại các tạp chí, ấn phẩm khác.

Ban Biên tập có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm duyệt bài viết về thể thức, mẫu bài theo quy định trước khi chuyển sang công đoạn thẩm định, biên tập và sản xuất. Tổng Biên tập, Phó Tổng biên tập… sẽ quyết định bài viết có đủ điều kiện để đăng tải.

Quy trình nhận bài viết được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Nhận bài viết từ Tác giả thông qua hệ thống nộp bài trực tuyến của Tạp chí.

Bước 2: Thông tin về việc Tạp chí đã nhận bản thảo bằng email trên hệ thống nộp bài trực tuyến của Tạp chí trực tuyến (Nội dung soạn sẵn và hệ thống trực tuyến tự động tự điền thông tin các trường thông tin để trống).

Bước 3: Biên tập viên của Tạp chí sẽ thực hiện việc sơ duyệt bản thảo đã nhận trên hệ thống. Quá trình sơ duyệt bao gồm các nội dung sau đây:

  • Về sự phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Tạp chí đã được công bố;
  • Về sự phù hợp với phạm vi của Tạp chí đã được công bố;
  • Về sự phù hợp với thể lệ của bài báo đã được công bố;
  • Về các thông tin cần cung cấp của các Tác giả, và các cam kết khác mà Tạp chí yêu cầu;
  • Về sự tương đồng (đạo văn) không quá 30% theo quy định của Tạp chí đối với bài viết.

Bước 4: Kết quả sơ duyệt

  • Trường hợp 1: Đáp ứng đầy đủ tất cả các nội dung sơ duyệt được nêu ở phần trên, Phó Tổng biên tập gửi email thông tin kết quả về việc nhận bài viết của tác giả. Thời điểm này được tính là thời gian nhận bài.
  • Trường hợp 2: Nếu bài viết không đáp ứng về sự phù hợp một trong các nội dung nói trên hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin cần cung cấp của Tác giả và các cam kết khác mà Tạp chí yêu cầu, bản thảo sẽ không được chấp thuận: 
    • Từ chối: Nếu không phù hợp với tôn chỉ, mục đích hoặc phạm vi của Tạp chí đã được công bố; hoặc đã lặp lại quy trình mà bài viết vẫn không đáp ứng được các nội dung sơ duyệt; hoặc Tác giả từ chối chỉnh sửa theo yêu cầu sơ duyệt của Toà soạn. 
    • Bổ sung, điều chỉnh, nộp lại: Trong trường hợp không phù hợp về thể lệ hoặc thiếu các thông tin do Tạp chí yêu cầu cung cấp hoặc không bảo đảm sự tương đồng của bài viết theo quy định, thì sẽ được Ban Biên tập phản hồi với nội dung đề nghị Tác giả rà soát bổ sung, điều chỉnh, nộp lại. Chu kỳ sẽ được lặp lại cho đến khi bài viết được Ban Biên tập xác nhận với tác giả bằng email thông qua hệ thống trực tuyến của Tạp chí. Thời gian này được tính là thời gian được nhận bài chính thức.

2. Xây dựng đề cương và tổ chức bản thảo

2.1. Xây dựng đề cương

Hàng năm, dựa trên cơ sở thực hiện Chương trình công tác của Bộ Công an, định hướng tuyên truyền của Ban Tuyên giáo Trung ương, Bộ Thông tin - Truyền thông, căn cứ chương trình công tác năm của lực lượng Cảnh sát PCCC&CNCH và Trường Đại học PCCC, Phó Tổng biên tập Tạp chí PC&CC có trách nhiệm tham mưu cho Hội đồng Chỉ đạo biên tập, Tổng Biên tập xây dựng nội dung định hướng tổng thể các số Tạp chí trong năm.

Phó Tổng biên tập Tạp chí PC&CC có trách nhiệm kiểm duyệt các bài viết đáp ứng đủ các quy định và chuẩn mực của một bài báo khoa học. Trên cơ sở các bài viết đã tiếp nhận và nội dung định hướng các số Tạp chí trong năm, Phó Tổng biên tập tham mưu và xây dựng Đề cương chi tiết Tạp chí PC&CC điện tử theo từng số cụ thể trình Tổng Biên tập và Hội đồng Chỉ đạo biên tập.

Hội đồng Chỉ đạo biên tập, Tổng Biên tập có trách nhiệm theo dõi, lãnh đạo, chỉ đạo và duyệt nội dung định hướng tổng thể theo năm, đề cương chi tiết các số Tạp chí PC&CC điện tử. Các thành viên Hội đồng Chỉ đạo biên tập có trách nhiệm tham mưu, giúp Chủ tịch Hội đồng Chỉ đạo biên tập trong việc lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động xuất bản Tạp chí PC&CC điện tử, đồng thời có trách nhiệm thực hiện các công việc cụ thể theo sự phân công của Chủ tịch Hội đồng Chỉ đạo biên tập. Đặc biệt, Ủy viên Hội đồng Chỉ đạo biên tập là Trưởng Phòng Quản lý Nghiên cứu khoa học có nhiệm vụ kiểm soát nội dung của từng bài báo trước khi quyết định xuất bản.

2.2. Tổ chức bản thảo

Trên cơ sở nội dung Đề cương đã được duyệt, Phó Tổng biên tập có trách nhiệm tiến hành phân công Biên tập viên biên tập, đặt bài, theo dõi bài viết hoặc trực tiếp viết bài theo nội dung chủ đề từng số. Bài đặt các tác giả là lãnh đạo cấp Cục trở lên phải do Tổng Biên tập hoặc Phó Tổng biên tập phụ trách nội dung trực tiếp liên hệ báo cáo đặt bài. Biên tập viên được giao nhiệm vụ đặt bài, theo dõi bài viết có trách nhiệm trao đổi nội dung, đôn đốc tiến độ và tiếp nhận bài viết.

Phó Tổng biên tập có trách nhiệm sắp xếp, bố trí các bài viết vào các chuyên mục trên cơ sở nội dung đề cương đã được phê duyệt cũng như căn cứ vào tình hình thực tế. Phó Tổng biên tập có quyền từ chối hoặc đề nghị duyệt đăng các bài khác theo yêu cầu thực tế tình hình từng số cụ thể. Trường hợp từ chối phải ghi rõ ý kiến và trình Tổng Biên tập và Hội đồng Chỉ đạo biên tập quyết định. Bài viết của Phó Tổng biên tập do Tổng Biên tập và Hội đồng Chỉ đạo biên tập duyệt đăng. Bài viết của Tổng biên tập do Hội đồng Chỉ đạo biên tập duyệt đăng.

3. Quy trình phản biện

Sau khi bài viết đã qua sơ duyệt, Tổng biên tập/ Phó Tổng biên tập có trách nhiệm phân công phản biện. 

Bước 1: Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập phân công hoặc phân quyền cho Biên tập viên sản xuất/Biên tập viên chuyên mục mời người phản biện trên cơ sở danh sách phản biện đã được Tổng biên tập/ Phó Tổng biên tập phê duyệt. Thời gian phản hồi của Biên tập viên và của người phản biện tối đa là 03 ngày.

Bước 2: Tạp chí thực hiện chính sách phản biện kín hai chiều. Tác giả và người phản biện sẽ được ẩn danh. Các thông tin trao đổi giữa phản biện và tác giả phải thông qua Website trực tuyến của Tạp chí. Các Biên tập viên sẽ theo dõi và kiểm soát quá trình này.

Giai đoạn phản biện được tính từ khi người phản biện chấp nhận lời mời thực hiện công tác phản biện từ Tòa soạn. Thời gian tối đa cho một người hoàn thành một lần phản biện một bài báo vòng một là 20 ngày, vòng hai là 07 ngày (trừ các các trường hợp). 

Bước 3: Sau khi có kết quả phản biện lần 1, vòng 1, dựa vào đề xuất của Phản biện, Tổng biên tập/ Phó Tổng biên tập quyết định kết quả bài viết với 4 lựa chọn: 

  1. Chấp nhận bài gửi; 
  2. Chấp nhận bài gửi sau khi chỉnh sửa;
  3. Cần chỉnh sửa và nộp để phản biện lại; 
  4. Từ chối bài viết. 

Một lần phản biện cho một bản thảo có thể có một hoặc hai vòng phản biện dựa trên đề xuất của phản biện vòng 1.

Kết quả phản biện sẽ thể hiện trên thanh trạng thái bài viết, tác giả có thể theo dõi; đồng thời, Toà soạn sẽ gửi email về quyết định của Ban Biên tập (1 trong 4 lựa chọn) về kết quả phản biện và các nội dung yêu cầu phải chỉnh sửa, (nếu là các lựa chọn (2), (3) và lý do từ chối nếu là lựa chọn (4)).

Bước 4: Trong trường hợp quyết định của Tổng biên tập/ Phó Tổng biên tập về kết quả phản biện 1, vòng 1 là lựa chọn (2) và (3), Tác giả phải thực hiện việc chỉnh sửa bài viết theo các nội dung yêu cầu và gửi lại Tòa soạn trong thời gian quy định tối đa là 10 ngày. Đối với lựa chọn (3), vòng 2 phản biện được thực hiện và quay về chu trình phản biện 1 như vòng 1. Trong trường hợp bài viết có 2 hoặc 3 phản biện thì quy trình như phản biện 1. 

Một bài báo có thể có từ một, hai, hoặc ba người phản biện. Thời gian phản biện của các Phản biện là song song hoặc nối tiếp do Tổng biên tập hoặc Phó Tổng biên tập phân quyền quyết định cho mỗi bài báo. Một bài báo có thể có một hoặc hai vòng phản biện do đề xuất của phản biện vòng 1 và do Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập quyết định.

Tất cả các quyết định của Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập về các kết quả phản biện đều được thể hiện trên thanh trạng thái của bản thảo và email thông báo đến Tác giả.

Sau khi bài viết đã hoàn thành công đoạn phản biện, thanh trạng thái bản thảo sẽ thể hiện “Biên tập bản thảo”. Bài viết tiếp tục bước vào công đoạn biên tập sau phản biện.

4. Quy trình biên tập

Sau khi bài viết đã qua công đoạn phản biện sẽ tiếp tục với công đoạn biên tập sau phản biện. 

Bước 1: Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập phân công hoặc phân quyền cho Biên tập viên sản xuất/Biên tập viên chuyên mục thực hiện biên tập một bài báo cụ thể thông qua hệ thống biên tập trực tuyến của Tạp chí. Từ thời gian này, Biên tập viên chịu trách nhiệm biên tập, theo dõi, ra các quyết định về bài báo cho đến khi trình Tổng biên tập/Phó Tổng Biên tập duyệt đăng. 

Bước 2: Kiểm tra tính tương đồng (đạo văn) của bài viết, đưa ra kết luận về bài viết trên cơ sở kết quả tính tương đồng và thông báo kết quả đến Tác giả; hoặc đề nghị Tác giả rà soát, chỉnh sửa để bảo đảm phù hợp tiêu chuẩn của tính tương đồng.

Bước 3: Biên tập, rà soát bản thảo, bảo đảm rằng các bài viết đủ các điều kiện để duyệt đăng và trình Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập duyệt đăng trước khi xuất bản.

5. Quy trình xuất bản

Sau khi hoàn thành bước biên tập, bài báo tiếp tục qua công đoạn duyệt đăng và xuất bản.

Bước 1: Biên tập viên sản xuất/Biên tập viên chuyên mục chuyển kết quả các bài báo đã hoàn tất công đoạn biên tập trước duyệt đăng, tổng hợp, trình Chủ tịch Hội đồng Chỉ đạo biên tập, Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập duyệt đăng trên hệ thống.

Bước 2: Chủ tịch Hội đồng Chỉ đạo biên tập, Tổng Biên tập/Phó Tổng biên tập xem xét tất cả các điều kiện duyệt đăng của bài báo và bảo đảm rằng các bài báo đều đủ điều kiện đăng trên Tạp chí. Thời gian duyệt đăng chính là thời gian được ghi trên mục thông tin bài báo.

Bước 3: Ban Biên tập tổng hợp, sắp xếp các bài báo đã được duyệt đăng theo Đề cương dự kiến xuất bản (xuất bản trực tuyến, số đăng, chuyên mục, số thứ tự trong bài).

Bước 4: Biên tập viên sản xuất/Biên tập viên chuyên mục thực hiện các công việc kiểm tra bản ma-ket, xuất file PDF, xuất bản trực tuyến...

6. Định kỳ cập nhật thông tin

Các bài báo khoa học có thể được xuất bản ngay khi hoàn thành các quy trình sơ duyệt, thẩm định, biên tập bắt buộc.

Ban Biên tập có trách nhiệm đóng gói các bài viết thành 01 file PDF số Tạp chí hoàn thiện (gồm Bìa Tạp chí, mục lục, bài viết) và xuất bản theo quy định của Giấy phép xuất bản (trường hợp đặc biệt do Tổng Biên tập và Hội đồng Chỉ đạo biên tập quyết định)./.